Pointage, appels de service, rapports signés, factures : les logiciels pour équipes terrain promettent tous à peu près la même chose. Les différences se cachent ailleurs : dans le prix réel une fois l'équipe au complet, dans les frais de départ, dans ce qui se passe quand le cellulaire n'a pas de réseau, et dans les règles propres au Québec. Voici les 8 questions à poser avant de signer.
1. Le prix est-il affiché ?
Certains éditeurs affichent leurs prix, d'autres les donnent sur demande, après un appel avec un conseiller. Les deux approches existent ; l'important est d'obtenir un chiffre complet avant de vous engager. Demandez par écrit le montant mensuel, ce qui est inclus, et ce qui est vendu en module complémentaire.
2. Combien d'utilisateurs sont inclus, et combien coûte le suivant ?
On trouve deux modèles : un prix par utilisateur (chaque employé coûte quelques dollars par mois) et un forfait qui inclut un nombre d'utilisateurs. Le prix par utilisateur paraît bas au départ et grimpe vite quand l'équipe grandit ; le forfait est plus simple à prévoir. Dans les deux cas, demandez le prix d'un utilisateur de plus et faites le calcul pour votre équipe actuelle et pour celle que vous aurez dans un an.
3. Y a-t-il des frais de départ ?
Activation, formation, configuration, reprise des données : selon les éditeurs, la mise en route peut coûter plusieurs centaines, voire quelques milliers de dollars, ou rien du tout. Ajoutez ces frais au coût de la première année, et demandez aussi les conditions pour arrêter : durée d'engagement, préavis, récupération de vos données.
4. Le pointage fonctionne-t-il sans réseau ?
Sous-sols, régions, bâtiments en béton : sur un chantier, le réseau manque souvent. Vérifiez que le pointage est gardé sur le téléphone et envoyé dès que la connexion revient, et que l'heure retenue est bien celle où l'employé a appuyé, pas celle de l'envoi. Testez-le vous-même en mode avion pendant la démo.
5. Vos règles de paie sont-elles respectées ?
- Normes du travail : heures supplémentaires au-delà de la semaine normale, banque de temps, pauses. Le logiciel doit les calculer selon vos règles, pas seulement additionner des heures.
- CCQ : si vos chantiers sont assujettis à la Commission de la construction du Québec, demandez si l'outil produit un rapport CCQ et gère les pauses selon la convention. Tous ne le font pas.
- Semaine de paie : elle ne commence pas toujours le lundi ; vérifiez qu'on peut la régler.
6. La TPS, la TVQ et votre licence sont-elles bien gérées ?
Si le logiciel fait vos soumissions et vos factures, la TPS (5 %) et la TVQ (9,975 %) doivent être calculées et détaillées séparément, avec vos numéros d'inscription. Les entrepreneurs ajoutent leur numéro de licence (RBQ, ou CMEQ pour les électriciens) sur leurs soumissions et factures : vérifiez qu'il s'imprime tout seul.
7. Vos employés travailleront-ils en français ?
Un outil que les techniciens ne comprennent pas, c'est un outil qu'ils n'utilisent pas. Vérifiez que l'application mobile est en français, pas seulement le site de l'éditeur, de même que les PDF envoyés aux clients et le soutien. La Charte de la langue française encadre aussi la langue des outils de travail : l'OQLF peut vous renseigner.
8. Que deviennent les données de vos employés ?
Position au pointage, heures, photos : ce sont des renseignements personnels, protégés au Québec par la Loi 25. Posez trois questions : la position est-elle prise au pointage ou en continu ? Les employés sont-ils informés de ce qui est recueilli ? Pouvez-vous récupérer ou supprimer les données si vous partez ? La Commission d'accès à l'information publie des repères sur la géolocalisation des employés.
Une grille simple pour comparer
| Critère | La question à poser |
|---|---|
| Prix | Quel est le montant mensuel exact, et qu'est-ce qui est en supplément ? |
| Utilisateurs | Combien sont inclus, et combien coûte le suivant ? |
| Frais de départ | Activation, formation, reprise des données : combien, et est-ce obligatoire ? |
| Hors ligne | Le pointage est-il gardé sans réseau, à l'heure de l'appui ? |
| Paie et CCQ | Heures supplémentaires, banque de temps, rapport CCQ si j'en ai besoin ? |
| Taxes et licence | TPS et TVQ détaillées, numéros et licence sur les PDF ? |
| Français | L'application des techniciens est-elle en français ? |
| Données | Position au pointage ou en continu ? Que deviennent les données si je pars ? |
Nos réponses, pour DASP
Puisque vous êtes sur notre site, voici nos propres réponses à cette grille, sans détour :
- Prix : affichés sur le site, de 59 $ à 379 $ par mois avant taxes, et achetables en ligne.
- Utilisateurs : 5, 10, 15 ou 25 inclus selon le forfait, puis 10 $ par mois par utilisateur.
- Frais de départ : aucuns frais d'activation ; le paiement en ligne ne facture que l'abonnement.
- Hors ligne : le pointage est gardé sur le téléphone et envoyé au retour du réseau, à l'heure de l'appui.
- Paie : heures supplémentaires, banque de temps, heures par chantier et semaine de paie réglable. Pas de rapport CCQ pour l'instant.
- Taxes et licence : TPS et TVQ calculées automatiquement ; votre numéro de licence s'imprime sur les PDF.
- Français : l'application, la console et le soutien sont en français.
- Données : la position est prise au moment du pointage, sans suivi en continu.
À lire aussi
- Feuille de temps de chantier : comment bien suivre les heures de vos employés
- Heures supplémentaires et banque de temps : bien s'y retrouver au Québec
- Facturation TPS/TVQ pour entrepreneurs : l'essentiel à savoir au Québec
Sources
- CNESST — Normes du travail
- Commission de la construction du Québec (CCQ)
- Revenu Québec — TPS et TVQ
- Commission d'accès à l'information du Québec
- Office québécois de la langue française
Ce guide donne de l'information générale ; il ne remplace pas l'avis d'un professionnel (comptable, avocat ou conseiller en ressources humaines).