Un texto au magasinier, un appel pendant qu'il est au téléphone avec un fournisseur, une liste sur un bout de carton : c'est comme ça que les pièces se perdent, que les techniciens font des allers-retours inutiles et que l'entrepôt ne sait plus quoi préparer en premier. Voici comment organiser les demandes de matériel entre le chantier et l'entrepôt pour que tout le monde sache quoi faire, et dans quel ordre.
Pourquoi les demandes de matériel déraillent
Dans la plupart des entreprises de terrain, le problème n'est pas l'entrepôt, c'est le chemin entre le chantier et l'entrepôt :
- Trop de canaux : texto, appel, courriel, papier laissé sur le comptoir. Une partie se perd.
- Des demandes incomplètes : « du fil pour Laval » ne dit ni la quantité, ni le calibre, ni la date.
- Aucune priorité : une pièce pour un client en panne attend derrière une commande pour la semaine prochaine.
- Aucun suivi : le technicien rappelle trois fois pour savoir si c'est prêt.
- Des retours oubliés : le matériel non utilisé reste dans le camion et disparaît de l'inventaire.
Une bonne demande de matériel, c'est cinq informations
- Quoi : l'article, assez précis pour ne pas se tromper (modèle, format, calibre).
- Combien : la quantité, dans la bonne unité.
- Pour quel chantier ou quel appel : pour savoir où livrer et à quoi imputer le coût.
- Pour quand : aujourd'hui, demain matin, la semaine prochaine.
- Quelle urgence : une échelle simple, connue de tous.
Trois niveaux d'urgence suffisent
| Niveau | Exemple | Ce que fait l'entrepôt |
|---|---|---|
| Normal | Matériel pour un chantier planifié la semaine prochaine | Traite la demande dans l'ordre |
| Urgent | Pièce nécessaire demain matin | La passe devant les demandes normales |
| Critique | Client sans chauffage, équipe bloquée sur place | S'en occupe tout de suite |
Des étapes visibles par tout le monde
Une demande passe par des étapes simples : envoyée, validée par l'entrepôt, en préparation, prête à ramasser, puis livrée (ou refusée, avec une raison). Quand chacun voit l'étape en cours, les appels « c'est-tu prêt ? » disparaissent.
L'entrepôt doit aussi pouvoir accorder moins que la quantité demandée quand il manque du stock, en le disant clairement, plutôt que de bloquer toute la demande.
Ne pas oublier les retours
Le matériel non utilisé doit revenir à l'entrepôt et être compté. Sans retour, l'inventaire est faux, le coût du chantier est surestimé et le même matériel est commandé deux fois. Comptez les retours dans la bonne unité, même en fraction : 2,5 mètres de câble restent 2,5 mètres.
Comment DASP gère les demandes de matériel
- le technicien fait sa demande depuis son téléphone, avec le niveau d'urgence : normal, urgent ou critique ;
- une demande critique prévient toujours l'entrepôt, même si ses notifications ont été coupées ; les demandes urgentes et critiques demandent un accusé de lecture ; s'il n'y a aucun responsable d'entrepôt actif, c'est le bureau qui est prévenu ;
- l'entrepôt fait avancer la demande d'étape en étape (envoyée, validée, en préparation, prête, livrée) et le technicien suit où elle en est ;
- l'entrepôt peut accorder une quantité plus petite que la quantité demandée ;
- une deuxième commande de pièces pour le même appel s'ajoute à la demande existante, tant que l'entrepôt ne l'a pas commencée ;
- les retours de matériel sont suivis, avec des quantités décimales.